Paljud juhid käsitlevad töötajatega kohtumisi kui staatusekoosolekut, kus saab vastuse lakoonilistele küsimustele nagu „Kuidas projektid edenevad? Mis seis on tähtaegadega?“. Samas olen kohanud ka juhte, kes usuvad, et oma inimestega suhtlemises piisab ainult koridori või kohvinurga small-talk’ist.
Tegelikult ei ole 1-1 vestlus pelgalt tööülesannete raporteerimine. See on strateegiline tööriist, mis võimaldab mõista olukorda, kus töötaja hetkel on, tema toe- ja arenguvajadusi.
Mis veelgi olulisem – see aitab murda juhi ja töötaja vahelist usaldusbarjääri. See barjäär ei kao kunagi, kui juht töötaja töölauast lihtsalt mööda jalutades küsib: „kuidas sul läheb?“.
- Juht peab minema esimesena töötaja juurde, mitte vastupidi
Juht ei saa täielikku ülevaadet sellest, kuidas tema inimestel tegelikult läheb, kui ta piirdub vaid signaaliga, et uks on avatud ja tiimiliikmed võivad tulla rääkima. Uks võib ju lahti olla, aga kui keegi sealt sisse ei tule, ei ole see ilmtingimata märk, et kõik on hästi.
Välja öeldud sõnum näitab küll avatust, kuid tegelikult peab juht ise minema oma töötajate juurde.
Selleks ongi hea formaat 1-1 vestlused. Kui jääda ootele ja lootma, et inimesed tulevad ise oma küsimuste või muredega rääkima, siis on enamasti juba liiga hilja. Selleks ajaks on töötaja oma tegemistega juba vales suunas liikunud, üle töötanud või miskite ülesande sooritamiseks vajalike oskustega kimpus. Pealegi võib tiimis olla ka tagasihoidlikumaid liikmeid, kes ei julge oma mõtteid omaalgatuslikult jagama tulla, kuigi sooviksid.
Võib ka juhtuda, et töötajad pelgavad küsida, kartusest näidata, et nad ei saa iseseivalt absoluutselt kõigega hakkama.
- Turvalise mõttekeskkonna loomine
Üks ühele vestluste formaat peab olema personaalselt töötajale pühendatud aeg. Selleks, et inimene tunneks end kohtumisel hästi, tuleb juhil luua turvaline mõttekeskkond, kus töötaja saab rahulikult oma ideed ja arvamused välja öelda, ilma argiteemadele mõtlemata.
Seetõttu peab juba algusest peale olema selgelt sõnastatud, milleks kokku tullakse, millised on ootused ja mängureeglid.
Vestluse õnnestumisprotsenti suurendab tiimi või ettevõtte üldine psühholoogiliselt turvaline õhkkond. Töötajal peab olema võimalus oma mõtteid jagada, ilma et ta peaks muretsema, kas väljaöeldu juhile meeldib või mitte.
Juhi roll on aidata n-ö esimesest krambist üle saada ja oma hoiaku ja sõnumitega näidata, et ta tõesti hoolib sellest, mida ta tiimiliige arvab. Nii luuakse tugev eeldus sisukaks aruteluks.
- Juht peab vestlust juhtima – loo selge struktuur
Väärtuslik arutelu ei sünni iseenesest, vaid vajab selget struktuuri ja ettevalmistust. Juht peab läbi mõtlema, kuidas vestlust juhtida ja milliseid küsimusi esitada, et töötaja end avaks. On ju inimesed väga erinevad: mõnele meeldib tohutult rääkida, teine aga ei ole harjunud enda mõtteid välja ütlema, seega tuleb harjumust samm-sammult tekitada.
Kui kohtumine möödub nii, et töötaja vastab juhi küsimustele jah/ei vastusega või väga napisõnaliselt, saab jutuajamisest kiiresti lihtsalt piinlik koosistumine.
Justkui on kõik teemad läbi käidud, aga tegelikult ei saadud teada, mida töötaja tegelikult mõtleb.
Selleks, et toetada tulemuslikku arutelu, saab vestlust juhtida avatud küsimustega nagu: “Kuidas sul praegu tööga läheb?”, “Milline osa Sinu tööst on viimasel ajal kõige rohkem naudingut pakkunud?”, “Mis Sind praegu takistab või segab sinu töös?”, “Kuidas sa hindad 10 palli skaalal, kuidas Sul läheb …?”
- Anna aega, et näha vestluste tegelikku mõju
Nagu öeldud, võib inimeste avanemine aega võtta. Kui esimesed vestlused aia taha läksid, ei maksa kohtumisi kohe kalendrist kustutada. Vestluste tegelikku väärtust ei pruugi ei juht ega töötaja kohe tajuda.
Sageli hakkab mõju tunnetama alles mitme kuu pärast. Olen oma kogemusest näinud, et alguses võibki 1-1 vestlus kalendris tekitada töötajas küsimusi või kõhklusi, kuid ajapikku leitakse tõeline väärtus üles.
Oluline on ka personaalne lähenemine. Iga inimene tajub erinevalt, kui tihti ta taolisi vestlusi vajab, olgu selleks siis kord kuus, nädalas või üle paari nädala. See tuleb omavahel kokku leppida.
Niisiis on personaalsed vestlused oma töötajatega juhile hea tööriist, mis on aga sageli alakasutatud – olgu siis umbusu või kohtumise formaadi läbimõtlemata struktuuri tõttu. Kui vestelda teadlikult ja eesmärgipõhiselt, on see hea võimalus inimesi kõnetada, muuta hoiakuid töö, organisatsiooni ja juhi suhtes ning olla oma inimestele nende teekonnal tõeliselt toeks.